Tips Supaya Anda Mengetahui Ketika Akan Pindah Kantor
Apakah anda mau merelokasi ruang kantor anda serta membutuhkan beberapa informasi penting dan saran ahli tentang strategi terbaik?
Pindah kantor dapat menjadi tugas yang sangat menegangkan, anda pada dasarnya memindahkan seluruh bisnis anda. Itulah sebabnya anda mesti mengetahui beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan.
Berikut tips untuk memastikan bahwa pemindahan kantor besar anda secepat, mudah dan semudah mungkin dikelola:
Penilaian, tujuan serta perencanaan
Ini merupakan kunci untuk memulai dengan menilai kebutuhan bisnis anda saat ini serta masa depan. Pastikan anda merinci dengan jelas alasan relokasi serta persyaratan jangka pendek maupun panjang, juga prospek pertumbuhan bisnis anda untuk memetakan pemindahan serta rencana kantor yang relevan.
Siapkan daftar tujuan utama yang dirinci dengan jelas dan pastikan bahwa anda mengumpulkan sebanyak mungkin informasi ketika bepergian termasuk perincian kontrak contohnya sewa, periode pemberitahuan, serta informasi keuangan supaya memastikan ini sejalan dengan tujuan dan rencana anda.
Pilih perusahaan pemindahan yang sesuai
Memilih perusahaan pemindahan yang sesuai sebagai salah satu aspek pertama yang harus dipertimbangkan untuk langkah besar. Ini merupakan kunci untuk mempertimbangkan layanan yang diberikan seperti pengepakan, peralatan bergerak serta asuransi, keahlian dan rujukan.
Penting juga bahwa kontak utama anda memahami kebutuhan dan kebutuhan bisnis spesifik seperti mengelola peralatan mahal atau khusus. Jangan hanya memilih perusahaan termurah yang bisa anda temukan, cari tahu di mana spesialisasi mereka sebelumnya.
Pengepakan
Saat berkemas, akan lebih baik untuk memisahkan barang-barang ke dalam tumpukan individu. Kemudian, kemas barang-barang tersebut ke dalam kotak terpisah dengan nama yang diberi label jelas sehingga barang-barang tersebut bisa dengan mudah dikenali ketika dibongkar.
Benda kecil seperti map serta buku harus dikemas bersama sehingga mudah diakses dan benda yang lebih besar seperti lemari arsip tidak perlu dibongkar, cukup dikunci untuk keamanan serta diberi label sesuai departemen. Ini akan menghemat banyak waktu anda ketika menyiapkan kantor baru anda, jadi cobalah berkemas sesedikit mungkin bila anda bisa.
Menyimpan
Bila anda berpikir untuk menyewa ruang kantor yang lebih kecil dengan yang anda sewa saat ini, beberapa barang anda yang jarang dipakai bisa masuk ke fasilitas ruang penyimpanan. Anda tidak pernah tahu kapan anda membutuhkan peralatan, pajangan atau materi pemasaran serta furnitur ini lagi dalam waktu dekat, jadi jangan langsung membuangnya. Perusahaan penyimpanan anda mungkin bisa memberi anda saran mengenai objek apa yang terbaik untuk disimpan, sehingga anda bisa mempunyai akses kapanpun dibutuhkan.
Cadangan
Pastikan semua data anda dicadangkan di perangkat dan komputer anda untuk mencegah hilangnya informasi bisnis penting. Walaupun perusahaan pemindahan bertujuan untuk menangani peralatan anda dengan sangat hati-hati, faktor-faktor seperti data bisa dengan mudah hilang. Salah satu idenya yaitu mencadangkan data bisnis di perangkat yang tidak terkait dengan pemindahan sehingga tidak ada lagi hal yang perlu anda khawatirkan di hari besar.
Rencanakan tata letak baru
Sebelum anda pindah, rencanakan ke depan dan mempunyai ide yang jelas mengenai tata letak kantor baru anda sehingga anda tahu persis furnitur mana yang perlu dipindahkan. Jika memungkinkan, berikan rencana kepada perusahaan pemindahan anda sehingga mereka bisa mendirikan kantor baru anda dengan mudah.
Agar ini berhasil, harus mengukur fasilitas kantor baru anda terlebih dahulu sehingga semua perabotan dijamin sesuai. Mungkin juga membantu untuk memberi label pada objek supaya tetap teratur.
Memberikan rencana tata letak kepada karyawan
Setelah anda menetap di ruang baru anda, berikan rencana tata letak kepada semua karyawan sehingga mereka juga mengetahui pengaturan baru serta di mana objek dan fasilitas penting berada.
Sekali lagi, gunakan pelabelan sebagai panduan, sehingga semua orang dapat terbiasa dengan lokasi baru secepat mungkin. Mungkin juga ada baiknya meminta beberapa anggota staf anda untuk membantu langkah tersebut dalam memberi anda langkah awal serta mengoordinasikan ruang kerja baru secara efisien.